Organizzare qualsiasi tipo di evento, specialmente un matrimonio, non è assolutamente un compito facile. In ogni progetto di queste caratteristiche, bisogna far quadrare ogni cosa a pennello per un risultato positivo. Tra i diversi strumenti disponibili, oggi vogliamo risaltarne uno: il diagramma di Gantt o Gantt di progetto. Si tratta sicuramente di uno strumento fondamentale per il project management, in quanto si può applicare ad ogni ambito. Continua a leggere e scopri cos’è e come applicarlo.
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Cos’è un diagramma di Gantt?
Il diagramma di Gantt è un sistema per gestire il tempo e le persone in un progetto. Per essere esatti, rappresenta e schematizza le tempistiche e il modo in cui avanza un progetto. Il vantaggio di questo strumento è che è completamente grafico.
Il grafico del diagramma è formato da barre orizzontali, ed offre in ogni momento la possibilità di dimostrare a tutto il team quanto fatto, quanto da fare e soprattutto dà informazioni precise su chi si occupa di cosa e quando.
Come dicevamo, si presta a rappresentare ogni tipologia di progetto indipendentemente dalle dimensioni, impatto e importanza. Inoltre si applica al campo professionale tanto come a quello personale.
Parti del diagramma
Questo diagramma è costruito partendo da un asse orizzontale (X), come rappresentazione del tempo totale del progetto suddiviso in fasi incrementali (giorni, settimane, mesi), e da un asse verticale (Y), che rappresenta i compiti o le attività che formano il progetto. La natura grafica di questa rappresentazione permette di capire facilmente il flusso del lavoro da svolgere in un progetto.
Per rendere ancora più visivo il diagramma, si possono assegnare colori ad ogni persona che partecipa al progetto, e marcare il compito da fare con il colore della persona incaricata.
Come usarlo?
Il diagramma dà indicazioni puntuali sulle attività svolte da ogni persona del team e sul lavoro da fare per finire il progetto.
Permette di suddividere il progetto in attività più piccole e di monitorare i rapporti tra di esse, ma anche di evidenziare quelle che sono le fasi prioritarie.
Questo strumento è utile in ogni fase di un progetto, da quella iniziale all’esecuzione in sé, poiché offre la possibilità di impostare il lavoro basandolo su tempi realistici: solo con una programmazione così dettagliata si può raggiungere un obiettivo con successo, senza perdere tempo né risorse inutilmente.
Di fronte alla gestione di un nuovo progetto, la prima cosa importante da fare è strutturare questo progetto, ossia la scomposizione strutturata del progetto, per rendere più comprensibili tutte le fasi di un progetto.
Poi, arriva il momento di determinare e assegnare i compiti e definire le tempistiche. Per costruire un diagramma di Gantt è necessario
- Calcolare l’effort delle attività in termini di ore e persona necessarie al suo completamento.
- Stimare le risorse di ogni attività.
- Pianificare la durata di ogni attività ripartendo tempo e persona sulle risorse.
- Considerare i vincoli come i tempi, i costi e l’ambito.
- Stabilire le sequenze tra le diverse attività, così come le dipendenze ed i livelli di parallelismo.
- Collocare le sequenze in un calendario in modo da assegnare precise date di inizio e fine a ogni attività e calcolare la durata del progetto nel suo complesso.
Vantaggi di un diagramma di Gantt
I vantaggi di un diagramma di Gantt sono moltissimi.
Come abbiamo visto permette di visualizzare in modo semplice l’organizzazione di un progetto complesso, quindi possiamo dire che è semplice.
È lineare, grazie alla struttura che rappresenta. La mappatura lineare permette di vedere il project dall’inizio alla fine e poter vedere dove ci si trova.
Si può adattare costantemente, in funzione dei cambiamenti che avvengono durante il progetto. Per cui è flessibile.
È inclusivo, dato che in esso appaiono tutti i componenti di un team. In questo modo tutti si sentono parte del progetto.
