Se hai talento per la pianificazione, attenzione ai dettagli, creatività e desiderio di guidare progetti, fare l’organizzatore di eventi sarà perfetto per te. Ricevere una buona formazione in protocollo, marketing e relazioni pubbliche, sviluppando alcune abilità sociali e comunicative, è tutto ciò che ti serve per lavorare in questo settore.
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Chi è l’organizzatore di eventi e cosa fa?
Un organizzatore o event manager è il professionista che pianifica, promuove e realizza un evento. Per svolgere queste attività, deve identificare il pubblico destinatario e definire lo scopo dell’evento. Inoltre, gestire un evento significa creare un budget, prenotare la location, ingaggiare fornitori e amministrare le finanze dell’occasione.
Principali funzioni dell’organizzatore di eventi
Abbiamo già un’idea generale su cosa sia la gestione di eventi, ma in concreto, quali funzioni svolge un organizzatore di eventi? In sintesi, è la persona che, in base a obiettivi specifici, definisce tutte le azioni da intraprendere per l’evento. Vediamo in breve cosa fa questo professionista:
- Progetta, produce e realizza l’evento dall’inizio alla fine.
- Stabilisce, comunica e garantisce il rispetto dei tempi e delle priorità dell’evento.
- Gestisce il budget e le risorse disponibili per l’organizzazione.
- Trova e definisce il luogo in cui si svolgerà l’evento.
- Negozia e gestisce gli aspetti legati ai fornitori.
- Conosce gli obiettivi stabiliti dal brand e lavora per raggiungerli.
- Presenta i report e i risultati al termine dell’evento.
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Competenze del profilo dell’organizzatore di eventi: hard e soft skills
Oltre a una formazione specifica, un organizzatore di eventi deve possedere un mix di competenze, sia tecniche (hard skills) sia personali e professionali (soft skills). Insieme, queste capacità determinano la qualità del suo lavoro nell’ambito della gestione di eventi e delle relazioni pubbliche.
Hard skills per diventare organizzatore di eventi: conoscenze essenziali
La multidisciplinarietà è una caratteristica chiave del lavoro dell’organizzatore di eventi. Per questo, devi saper operare in più ambiti strettamente connessi tra loro. Parliamo di protocollo, relazioni pubbliche e marketing.
- Protocollo. Conoscere le norme che regolano un evento è fondamentale per rispettare le aspettative e le tradizioni culturali. A seconda delle caratteristiche dell’evento, il protocollo può assumere una forma sociale, aziendale, sportiva, ecc.
- Relazioni pubbliche. Formarsi in questo campo è indispensabile per facilitare la comunicazione tra aziende e clienti, rafforzare i legami e promuovere la cooperazione.
- Marketing. Gli eventi rappresentano strumenti efficaci per avvicinare il pubblico ai prodotti e servizi di un’azienda. Per questo, ogni organizzatore deve conoscere le basi del marketing e della pubblicità.
Soft skills che ogni organizzatore di eventi deve possedere
Infine, ma non meno importante, se vuoi diventare organizzatore di eventi dovrai sviluppare abilità sociali, comunicative ed emotive come queste soft skills:
- Capacità comunicative.
- Espressione corporea.
- Ascolto attivo ed empatia per comprendere le esigenze del cliente.
- Creatività per ideare eventi memorabili.
- Leadership per coordinare e motivare il team.
- Capacità di risolvere conflitti in modo efficace.
- Spirito di squadra e capacità di coordinarsi con tutti i soggetti coinvolti.
- Gestione dello stress e capacità di improvvisare di fronte agli imprevisti.
- Abilità negoziali, fondamentali per instaurare rapporti proficui con i fornitori.
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